Aanvraag nieuw archief
AnnTac - Digitaal archief
Automatisch archiveren
Uw archief is beschikbaar:
24 uur per dag, 7 dagen per week
035-2400210

Search our Site

Algemene informatie

Beste toekomstige gebruiker van ons digitaal archief,

Wij willen zo spoedig mogelijk uw archief gaan opzetten. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen hebben wij een checklist gemaakt waarin een aantal vragen en wensen beantwoord kunnen worden.

  • Misschien kunnen jullie onderstaand formulier nalopen en aanvullen met de volgende informatie.
  • Jullie gebruikers, dus de gebruikers die toegang willen tot het archief (naam + E-mail)\
  • Algemene informatie.
  • De documentsoorten die jullie gebruiken: Dus de tabbladen in de ordners, of sub-folders in jullie klant mappen op de server zoals: Bank, Inkomen, uitgaven, rechtbank)
  • En de eventuele andere lijsten waarbij in het onderstaande plaatje een pijl bij staat dus bijvoorbeeld welke acties jullie willen kunnen koppelen aan een document.

Na het verzenden zullen wij het archief opzetten, de gebruikers aanmaken, een test uitvoeren en een afspraak maken voor de implementatie van het systeem.

Voor de Installatie moet er rekening gehouden worden met de volgende zaken:

  • Onze Outlook Plug-in (programma voor het archiveren van e-mail vanuit Outlook) werkt alleen in Outlook versie 2010, 2012 en Office 36
  • Onze Outlook Plug-in (programma voor het archiveren van e-mail vanuit Outlook) Is minimaal Windows 7 nodig
  • Voor de installatie van de verschillende onderdelen het nodig om beheer rechten te hebben op de computer
  • Tijdens de installatie is er per computer ongeveer 30 minuten nodig, tijdens de installatie kan de computer niet gebruikt worden.
  • Het digitale archief werkt probleemloos met de volgende internetbrowsers: Laatste Versies van IE, Microsoft Edge, Firefox, Chrome en Safari. Wij adviseren het gebruik van Firefox.

Tijdens de installatie zullen wij 1 barcode stempel + navulling mee leveren. Meerdere van deze barcode stempels zijn te bestellen bij kantoorstempels.nl. Stuur hiervoor een e-mail aan verkoop@kantoorstempels.nl en geef aan dat je “Colop Printer 20, zwart – Barcode stempel “AnnTac” wil bestellen. Dit in combinatie met je bedrijfsinfo en adres komt het helemaal goed. Kosten per stempel zijn ongeveer = € 16,65 p/s. + Verzendkosten = € 5,95. Prijzen zijn excl btw.

Wij horen het graag als er vragen zijn over dit formulier.


Gegevens aanvrager:


Bedrijf:
Naam:*
E-mail:*
Telefoonnummer:*
Adres: (voor installatie)*
Is gebruiker archief?:

Additionele gebruikers:

Gebruiker 1
Naam 1:
E-mail 1:
Telefoonnummer 1:
Wachtwoord 1:

Gebruiker 2
Naam 2:
E-mail 2:
Telefoonnummer 2:
Wachtwoord 2:

Gebruiker 3
Naam 3:
E-mail 3:
Telefoonnummer 3:
Wachtwoord 3:

Gebruiker 4
Naam 4:
E-mail 4:
Telefoonnummer 4:
Wachtwoord 4:

Gebruiker 5
Naam 5:
E-mail 5:
Telefoonnummer 5:
Wachtwoord 5:

Algemene vragen:
Type scanner:
CRM Lerancier (Stratech, OnView, EOS, ander)
Versie Office (Outlook) tbv e-mail archiveren:

Gebruik Velden:

Op de oplossing optimaal te gebruiken wordt er gebruik gemaakt van velden, dit zijn labels die toegevoegd worden aan de documenten. Met deze labels wordt de archiefstructuur aangemaakt, kunnen documenten worden gegroepeerd en kunnen er taken of acties aan documenten worden toegevoegd.
Standaard zullen onderstaande velden aan het bewindvoerders archief worden toegevoegd.  
NaamTypeBronOmschrijving
DossierverantwoordelijkeLijstCRMLijst met beschikbare dossiereigenaren/bewindvoerders
DossierLijstCRMLijst met beschikbare dossiers binnen de organisatie
ClientnummerLijstCRMLijst met interne cliënt- (of dossier-) nummers, deze kunnen bv. gebruikt worden bij het benoemen van documenten waar alleen het cliëntnummer op staat en geen naam van de cliënt
PartnerLijstCRMLijst met namen van de eventuele partners van cliënten
DocumenttypeLijstLijstLijst met de verschillende documenttypen, deze hebben dezelfde functie als tabbladen in een ordner
Datum_binnenkomstAuto-datumKalenderElk document krijgt bij toevoeging aan het archief automatisch dit veld mee. Er kan dus altijd gezocht kan worden op te datum van toevoeging.
BronLijstLijstLijst van bronnen die kunnen worden meegegeven aan documenten. Voorbeelden zijn: SCAN, E-MAIL, Uitgaand document
Document_StatusLijstLijstBij het openen en opslaan van de documenteigenschappen wordt het veld "Document_Status" automatisch op "Behandeld" gezet. 
NotitieNotitiegeenHet veld "Notitie" kan gebruikt worden om opmerkingen toe te voegen aan een document. 
ActieLijstLijstLijst van acties (taken) die aan documenten kunnen worden toegekend
Actie_doorLijstLijstLijst met de namen van de medewerkers die eventuele acties (taken) moeten uitvoeren
Dossiercontrole LijstLijstMogelijk om documenten te markeren die belangrijk zijn voor de audit.

De-selecteer de velden die niet wenselijk zijn:
Archief velden:
Extra Velden:

Veldwaarden:
Per veld mogen de waarden door de gebruiker worden bepaald, wij hebben er een aantal veel gebruikte voorbeelden ingezet.
Veld - Documenttype:
Veld - Documentstatus:
Veld - Actie Door:
Archiefstructuur:
De inhoudsopgave / mappenstructuur aan de linker kant van het scherm. Deze boomstructuur wordt geconstrueerd a.h.v. de veldwaarden van de documenten in het archief (zie de tab 'Velden' voor de beschikbare velden).
Standaard gebruiken wij een indeling: Behandelaar - Dossier - Documenttype:



Selecteer de beste optie voor uw organisatie:
Archief Structuur:
Recaptcha Word Verification:

Ons adres


Eemnesserweg 1 - 24
1221 CS Hilversum

035-2400210
info@anntac.com