Een AnnTac-archief is een digitaal archief waarin je documenten kunt archiveren en raadplegen. Het archief is toegankelijk via je internetbrowser en kan vergeleken worden met een digitale kast met ordners en tabbladen gevuld met stapels documenten. Je kan zelf een structuur definiëren welke past bij jouw manier van werken en organiseren van je data. Het AnnTac digitaal archief is altijd toegankelijk, ook via de tablet of mobiele telefoon. Documenten die worden toegevoegd aan het archief worden zoveel mogelijk vanzelf toegewezen aan de door jou gedefinieerde categorieën, op basis van de documenten die eerder al door jezelf aan categorieën toegewezen zijn. Je traint het systeem dus zelf. Naast automatische herkenning kun je er uiteraard ook voor kiezen om de controle van toewijzing in eigen hand te houden.

Kies je voor On-premsie dan koop je de software en jouw ICT manager is verantwoordelijk voor het beheer. Er wordt niet gebruik gemaakt van de AnnTac cloud.

Een gebruikerslicentie bij AnnTac geeft toegang tot één inlog-sessie van een gebruiker tot het AnnTac digitaal archief. Je kan wel met meerdere gebruikers een licentie delen. Afhankelijk van hoeveel medewerkers er tegelijk met AnnTac werken, heb je een bijbehorend aantal licenties nodig. Als medewerkers in deeltijd toegang nodig hebben tot het archief, dan kun je voor iedere deeltijdmedewerker een eigen inlogaccount definiëren, ongeacht het aantal gebruikerslicenties.

Met AnnTac On-premise is dit makkelijk in te richten. Het aantal licenties komt wel terug in het onderhoudscontract met AnnTac jaarlijks en de daaraan gekoppelde kosten.

Afhankelijk van de gekozen oplossing, krijg je een x aantal GB dataopslag toegewezen voor je archiefbestanden. Ter vergelijking, 25 GB dataopslag komt ongeveer overeen met 500 volle ordners en 250.000 zwart-wit gescande pagina’s, ofwel een stapel papier van ongeveer wel 25 meter hoog! Kortom, de meeste klanten hebben ruim voldoende aan deze dataopslag voor zichzelf en enkele medewerkers.

Het handige van AnnTac On-premise is dat jouw ICT maanger zelf het aantal GB / data inricht.

Om gebruik te kunnen maken van de AnnTac OCR-tekstherkenning is een scanbundel-licentie noodzakelijk. De scanbundel (image processing en barcode-module) omvat het volgende:

Alle image-formaten worden door onze OCR-software verwerkt en geconverteerd naar doorzoekbare PDF-bestanden. Ook documenten die niet gescand worden maar op een andere manier aan het digitale archief worden toegevoegd, worden geconverteerd naar het doorzoekbare PDF-formaat.

Naast tekstherkenning vindt ook herkenning van barcodes plaats en opsplitsing van documenten op basis van barcodes. Door het scheiden van documenten met barcodes kun je dus efficiënt een aantal documenten ineens inscannen. De barcodes kunnen aangebracht worden door middel van herbruikbare barcode-tussenbladen of via barcodestempels die op de eerste pagina van ieder document gestempeld kunnen worden. Je ontvangt uiteraard duidelijke instructies over het uitprinten van barcode-tussenbladen of het bestellen van AnnTac-barcodestempels.

Pagina’s worden rechtop gezet en lege pagina’s worden automatisch verwijderd door de scanbundel-software.

Afhankelijk van gekozen scan-instellingen kunnen scans ook automatisch opgesplitst worden in documenten van één pagina. Met deze functionaliteit kun je ook een stapel losse 1-pagina documenten ineens inscannen, zonder barcodes aan te hoeven brengen. De AnnTac-scanbundel maakt hier automatisch losse documenten van en zal de witte pagina’s automatisch verwijderen.

Mooi nieuws: dit zit standaard in je gekochte software van AnnTac.

Op een Windows computer kunnen de AnnTac-verzendtools geïnstalleerd worden waarmee je documenten op gemakkelijke wijze naar het AnnTac online archief kunt versturen. Als je Outlook op je lokale computer gebruikt, dan kan er daarnaast een speciale Office/Outlook plug-in geïnstalleerd worden die zorgt dat je e-mailberichten rechtstreeks vanuit Outlook (en andere Office-applicaties) kunt archiveren. Je krijgt hierbij de keuze of je het hele bericht, het bericht + bijlagen of alleen het bericht wilt archiveren. Daarnaast kan je in een lokale folder op je computer eigen documenten toevoegen en met behulp van de AnnTac-verzendtools naar het archief sturen. De lokale folder ondersteunt alle gangbare kantoorformaten (zoals Office-documenten en PDF-bestanden).

Voor MacOS hanteren we een andere werkwijze.

Alles is mogelijk bij AnnTac On-premise.

Binnen On-premise is dit absoluut het geval. AnnTac beschikt reeds over diverse API-koppelingen met CRM-, ERP- en boekhoudprogramma’s. Deze integraties nemen jou een hoop werk uit handen, denk bijvoorbeeld aan synchronisatie van je huidige mappenstructuur op je lokale PC of netwerk of het kiezen van een documenteigenschap uit een lijst die afkomstige is uit je CRM-software.

Daarnaast voorkom je het dubbel invoeren van data, omdat gegevens tussen systemen automatisch worden uitgewisseld, dit kan je heel veel tijd schelen.

Een voorbeeld is de OnView-integratie.

In een later stadium nieuwe integraties? Dit kan vrijwel altijd. Wellicht brengt dit wel eenmalig bijkomende kosten met zich mee. Stel gerust van te voren hierover een vraag via ons contactpagina.

Dit ligt aan welke wensen er leven bij de klant. Alle voordelen die AnnTac kan bieden is te koop via het On-premise pakket. Een offerte wordt dus altijd op maat gemaakt.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen eenmalig kopen, installeren en trainen én het jaarlijks terugkerende onderhoud.

On-Premise is maatwerk. Er zijn dus volop mogelijkheden om jouw online archief op maat te maken.

Zo kunnen documenteigenschappen toegevoegd of verwijderd worden, of kan er automatische herkenningstraining op bepaalde documenteigenschappen aangebracht worden.

Verder kunnen wij je assisteren om een eenvoudige workflow voor jouw organisatie op te zetten zodat documenten op de meeste efficiënte wijze verwerkt worden. Kortom, optimale afstemming op jouw werkwijze.

Daarnaast kan AnnTac helpen met het inrichten van de gewenste archiveringsprofielen binnen Outlook waarmee bij het archiveren van e-mails en/of bijlagen meteen de documentstatus of andere documenteigenschappen meegegeven kunnen worden. Via deze documenteigenschappen kun je de documenten vervolgens snel terugvinden in het archief.

Ja, het is veelal mogelijk om bestaande archieven te importeren in AnnTac. We bieden een scanservice voor je papieren archief, maar kijken ook mee hoe we jouw digitale data kunnen converteren naar de AnnTac cloud-omgeving. Zo maak je optimaal gebruik van het slimme AnnTac online archief!

Veel klanten nemen een extra archief erbij. Dit is handig als je gebruik wilt maken van bijvoorbeeld een bedrijfs- en een privé- archief, of je wilt meerdere bedrijfsarchieven met gescheiden toegang of verschillende configuratie en indeling. Bij AnnTac is het allemaal mogelijk.

Je kunt met de AnnTac-verzendtools en via verschillende Outlook-plug-in-profielen kiezen naar welk archief je jouw documenten en e-mails archiveert. Efficiëntie ten top!

Standaard kan elke gebruiker middels een licentie-inlog in het archief. Het komt ook voor dat (vertrouwelijke) documenten niet voor elke gebruiker inzichtelijk mogen zijn. Binnen AnnTac Plus en On-Premise is het mogelijk om sub-mappen van het archief te beveiligen zodat gebruikers alleen toegang hebben tot specifieke delen van het archief. Hiermee kun je onderscheid aanbrengen tussen confidentiële en minder confidentiële documenten in een enkel archief.

Indien je gebruik wilt maken van een Terminal server/Remote Desktop, dan is dit ook mogelijk. We kijken met jou of jouw werkplek-provider mee en stemmen met jouw systeembeheer af hoe AnnTac het beste ingericht kan worden. Deze inrichting nemen we mee in de maatwerk offerte voor on-premise en kan verschillen omdat de complexiteit van deze installaties ook enorm kan verschillen.

Die verantwoordelijkheid draag je nu zelf. Of jouw ICT manager.

Je documenten bij een ander onderbrengen heb je namelijk niet gedaan. De software draait niet in de AnnTac cloud maar die heb je zelf draaien in eigen beheer. Besef dit goed als je voor On-premise kiest!

AnnTac zelf heeft een dubbele (back-up) server, verdeeld over de 2 beste datacenters van Nederland. Daarom is de terminal beveiliging één van de hoogste van Nederland. Alle data blijft dus ook in Nederland, dus ook valt dit onder Nederlands recht. Het is aan te raden om dit goed te controleren bij je eigen ICT manager!

Wat wel blijft is dat wij via de support afdeling, na toestemming, jouw computer kunnen overnemen voor hulp, maar wij zitten dus niet in jouw gekochte software (en data).

Zorg er dus goed voor dat als je voor On-premise kiest dat je security op orde is.

Uiteraard geldt gekocht is gekocht. De aankoopwaarde vervalt dus.

Wil je toch liever helemaal stoppen en definitief bij ons weg? Dan zorgen we er gezamenlijk voor dat de software wordt verwijderd en na de jaarlijkse periode stopt dan het onderhoudscontract.

Uiteraard behoud je altijd je opgebouwde data, het is tenslotte jouw data. Dit krijg je gestructureerd in open formaten. Dit geldt ook voor jouw meta data. Dit is niet kosteloos. Er zal een offerte volgen voor de exit strategie.