Klantcase Jelly Belly: opgeruimd staat netjes
Over de organisatie
Jelly Belly is een Amerikaanse snoepfabrikant wiens historie begint in 1869. Op 24-jarige leeftijd opent Gustav Goelitz dan een snoepwinkel in Belleville, Illinois. In 1894 neemt zijn zoon het over en in de jaren 60 staan alweer de derde en vierde generatie afstammelingen van Gustav Goelitz aan het roer. Het bedrijf wordt groot met de beroemde Jelly Belly jelly beans. Een hoogtepunt met dit snoepgoed wordt bereikt als president Ronald Reagan in 1983 de jelly beans de ruimte in stuurt. Drie jaar later wordt een nieuw hoofdkantoor van het bedrijf gebouwd in Fairfield, Californië. Hier begint men ook met gratis fabrieksrondleidingen te organiseren. Het bedrijf, al vier generaties lang bekend onder de familienaam Goelitz, wordt in 2001 omgedoopt tot Jelly Belly Candy Company en produceert dan meer 100 soorten snoepgoed.
Behoefte
Het kantoor van de accountancy afdeling in de fabriek in Thailand lag jaren geleden zo vol met papier dat de medewerkers letterlijk met hun benen en voeten op dozen papier zaten! Deze grote hoeveelheid papier moest gescand én digitaal gearchiveerd worden. Een klus die door AnnTac succesvol werd opgepakt.
De te archiveren documenten betroffen papieren documenten met financiële gegevens van de afdeling Accountancy, papieren kwaliteitsrapporten van de afdeling Quality Assurance en alle uitgaande facturen. In totaal zijn er meer dan twee miljoen(!) documenten gearchiveerd.
Het komt regelmatig voor dat de Thaise belastingdienst fysieke documenten meeneemt voor controle. Dit is een heel normaal proces in Thailand. Het probleem is dan wel dat documenten regelmatig erg lang weg zijn waardoor het noodzakelijk is om ook nog eens een digitale kopie van de documenten te bewaren. Zo worden 2 miljoen ineens 4 miljoen fysieke documenten! Bij Jelly Belly moest het opgeruimd staat netjes principe van kracht worden én er moest een oplossing komen dat er niet meer gedubbeld hoefde te worden. Documenten snel terugvinden was tevens erg belangrijk voor Jelly Belly. Oftewel: het werd tijd voor digitale transitie en een slimmere, efficiëntere workflow.
Oplossing
AnnTac heeft alle documenten ingescand en daarna een zelflerend digitaal archief geïntegreerd. Er is een naadloze koppeling gemaakt met het ERP-systeem Infor M3 waarmee de dagelijkse uitgaande facturen automatisch met de juiste klantgegevens gearchiveerd worden.
Taal en zoekfunctie
AnnTac wordt zowel in de VS als in Thailand gebruikt aangezien de documenten in de Thaise en Engelse taal zijn. In beide talen is inhoud razendsnel terug te vinden dankzij slimme ‘full text searching’.
Feedback
De applicatie wordt elke dag gebruikt en draait On-premise in Fairfield, Californië. Vicepresident IT Dan Rosman gaf aan dat het de meest stabiele applicatie is die Jelly Belly in gebruik heeft. Een mooi compliment!
“The AnnTac software is by far the most stable application that Jelly Belly uses. Very happy with it.”
Wist je dat AnnTac naast vele cloud oplossingen dus ook het slimme zelflerende archief on-premise aanbiedt? Lees meer over onze on-premisie mogelijkheden: